Excel :: รบกวนสอบถามสูตร หรือวิธีการที่ทำให้งานนี้ง่ายขึ้น

[fonrinn]

เหตุเพราะว่าต้องเก็บจำนวนงานและจำนวนเซอร์วิสที่เข้า-ออกในแต่ละวัน
ตอนนี้ใช้วิธีการ sort และ count ในแต่ละวัน ไม่เก่งในเรื่อง excel เลยค่ะ ได้แค่พื้นฐาน
แต่อยากจะทราบว่า มันมีวิธีที่ทำให้งานง่ายขึ้นหรือไม่คะ เพราะงานแต่ละวันมีเข้ามาเยอะมากๆ ค่ะ
ขอบคุณมา ณ ทีนี้ด้วยนะคะ

[snasui]

คิดว่าสามารถใช้ PivotTable มาช่วยได้ครับ

ดูตัวอย่างตามไฟล์ VDO แนบ แต่ก่อนที่จะทำ PivotTable หัวคอลัมน์ของตารางข้อมูล

ต้องทำให้เหลือแค่ Field เดียวและต้องไม่ Merge Cell ครับ

ลองทำดูและหากมีคำถามเพิ่มเติมสามารถถามได้เรื่อย ๆ ครับ

[fonrinn]

PivotTableSample01.zip เปิดแล้วแต่ได้ยินแค่เสียงคลิกๆ ไม่มีรูปขึ้นค่ะ

[snasui]

PivotTableSample01.zip เปิดแล้วแต่ได้ยินแค่เสียงคลิกๆ ไม่มีรูปขึ้นค่ะ

อืม...ลองเซฟไปเปิดกับเครื่องอื่นดูครับ เพราะ่ผมทดสอบที่เครื่องตัวเอง

สามารถเปิดดูได้เป็นปกติครับ ไม่แน่ใจว่าเป็นโปรแกรม Window Media Player

ไม่ Update หรือไม่ครับ

[fonrinn]

Pivot ที่มีทำได้แค่แจ้งว่า ในวันนี้มี memo type ไหนเข้ามาบ้าง
แต่ไม่ไ่ด้บอกต่อว่าในวันนี้ ใน memo นั้นๆ มี Service Category แต่ละตัวเป็นจำนวนเท่าไหร่
มันมีวิธีการนับจำนวนทั้งหมด Service Category ที่มีในแต่ละวัน เพิ่มเข้ามาใน pivot ได้หรือไม่คะ?

^^

[snasui]

ใน PivotTable สามารถทำได้เยอะแยะมากมายครับไม่ว่าจะนับ จะเฉลี่ย หาค่าน้อยที่สุด ค่ามากที่สุด ฯลฯ สามารถเขียนสูตรเองก็ได้

กรณีที่จะเปลี่ยนผลรวมเป็นการนับก็ให้ทำดังนี้ครับ

1. คลิกเลือกเซลล์ในตารางที่เราต้องการที่จะเปลี่ยนการแสดงผล
2. คลิกขวาเลือก Field Setting จะมี Window ชื่อว่า PivotTable Field มาให้
3. ในส่วนของ Summarize by: สามารถเลือกการคำนวณที่้ต้องการ
4. คลิก OK

สำหรับข้อมูลที่จะทำให้นำไปใช้ได้ง่ายนั้น ผมทำตัวอย่างมาแล้วตามที่แนบมาให้ครับ จะเห็นว่าผมแยก Category ออกมาอีก 1 คอลัมน์ ลองทำ PivotTable จากข้อมูลนี้ดูครับ ติดขัดตรงไหนค่อยถามมาอีกรอบครับ

[fonrinn]

k.คนควนคะ
Pivot ที่ทำมา พอจะ group finish date ให้เป็นอาทิตย์หรือเดือน ไม่สามารถทำได้ค่ะ
โปรแกรมบอกว่า Cannot group that selection
แบบนี้จะสามารถทำยังไงได้บ้างคะ์?

[snasui]

k.คนควนคะ
Pivot ที่ทำมา พอจะ group finish date ให้เป็นอาทิตย์หรือเดือน ไม่สามารถทำได้ค่ะ
โปรแกรมบอกว่า Cannot group that selection
แบบนี้จะสามารถทำยังไงได้บ้างคะ์?

ช่องวันที่ถ้าไม่มีวันที่ต้องไม่กรอกเครื่องหมาย - เข้าไปครับ ให้ปล่อยว่าง เนื่องจากวันที่เป็น Number และ - เป็น Text โปรแกรมไม่สามารถ Group ข้อมูลต่างประเภทลักษณะนี้ได้ครับ

[fonrinn]

k.คนควนคะ
Pivot ที่ทำมา พอจะ group finish date ให้เป็นอาทิตย์หรือเดือน ไม่สามารถทำได้ค่ะ
โปรแกรมบอกว่า Cannot group that selection
แบบนี้จะสามารถทำยังไงได้บ้างคะ์?

ช่องวันที่ถ้าไม่มีวันที่ต้องไม่กรอกเครื่องหมาย - เข้าไปครับ ให้ปล่อยว่าง เนื่องจากวันที่เป็น Number และ - เป็น Text โปรแกรมไม่สามารถ Group ข้อมูลต่างประเภทลักษณะนี้ได้ครับ

ไปลบ - ทั้งหมดออกแล้วค่ะ ปล่อยเป็นช่องว่างปรกติ
แต่โปรแกรมตอบเหมือนเดิม Cannot group that selection

[snasui]

ลบแ้ล้วทำการ Refresh PivotTable ใหม่แล้วยังครับ

การ Refresh สามารถคลิกขวาลงในตาราง PivotTable > Refresh

เท่าที่ทดสอบการจะ Group ได้ ต้องมีวันที่ทุกบรรทัดครับ เพราะฉะนั้นคอลัมน์ที่ Group ได้ควรเป็น Tentative

[fonrinn]

ลองทำตามขั้นตอนที่คุณคนควนบอกแล้วค่ะ แต่ว่าไม่ได้จริงๆ ช่องว่างที่มี จะกลายเป็น (blank) ขึ้นมาในตารางค่ะ
และก็พบว่า group Finish date ให้เป็นเดือนแล้ว Cannot group that selection Y_Y เลยลอง cap หน้าตารางที่ทำมาให้ดูด้วยค่ะ

แต่พอลอง delete Row ที่เป็นช่องว่างออก แล้วทำ Pivot และ group ในส่วนของ Finish date ให้เป็นเดือน สามารถทำได้ค่ะ
ซึ่งถ้าข้อมูลมีจำนวนมากๆ การ delete row แบบนี้ คงทำให้งงไม่น้อยเลยค่ะ และถ้ามีอัพเดทวัน finish ใหม่เข้าไป คงเพลินเลย

และพอลอง group ให้โปรแกรมคิดเป็น day ตั้งไว้ที่ 7 วันคือแบ่งตามอาทิตย์
บางครั้งโปรแกรมคำนวณจากวันแรกที่มีในตาราง แล้วแบ่ง 7-7-7
แต่การทำงานนี้อยากให้คำนวณวันไปตามปฏิทินจันทร์-ศุกร์ เช่น 04/01/10-10/01/10, 11/01/10-17/01/10
ซึ่งบาง sheet แบ่งได้ตามปฏิทินได้ แต่บางsheet เข้าไปเซ็ทหลายรอบก็ทำไม่ได้ค่ะ
คุณคนควนพอมีแนะนำวิธีปรับแต่งมั้ยคะ? มือใหม่ให้ทำ pivot จริงๆ ค่ะ

ขอบคุณมากค่ะ

[snasui]

ลบแ้ล้วทำการ Refresh PivotTable ใหม่แล้วยังครับ

การ Refresh สามารถคลิกขวาลงในตาราง PivotTable > Refresh

เท่าที่ทดสอบการจะ Group ได้ ต้องมีวันที่ทุกบรรทัดครับ เพราะฉะนั้นคอลัมน์ที่ Group ได้ควรเป็น Tentative

ตามที่แจ้งไว้ด้านบนครับ การ Group จะต้องมีวันที่ทุกบรรทัด ห้ามมีบรรทัดว่างครับ สำหรับเรื่อง Week ถ้าต่างจากที่โปรแกรมกำหนด สามารถใช้สูตรในการกำหนดเองได้ใน Database แล้วค่อยนำมาใช้ใน PivotTable

ลอง Group ตามคอลัมน์ใด ๆ ที่เป็นวันที่ แต่ต้องมีทุกบรรทัด แล้วสังเกตดูผลครับ

[snasui]

ลองดูตัวอย่างเพิ่มเติมตามด้านล่างครับ