สูตรการแยกพนักงานตามหน่วยงานในแต่ละสัปดาห์

[มาริษา]

สวัสดีคะ รบกวนแนะนำสูตรการแยกแรงงานตามหน่วยงาน ในแต่ละสัปดาห์ ตอนนี้ทำไปเรื่อย มั่วไปหมดแล้วค่ะ ไม่รู้จะเริ่มตรงไหน ปัญหาใหญ่คือต้องคีย์ชื่อ รหัส แล้วแยกแต่ละคนตามหน่วยงานคะ จะใช้สูตรอะไรคะ ขอบคุณล่วงหน้านะคะ

[bank9597]

ลองอธิบายความต้องการมาอีกครั้งได้ไหมครับว่าต้องการทำอะไร ที่ชีทไหน ไปที่ไหน หรือตัวอย่างคำตอบมาให้ดูหน่อยครับ

[มาริษา]

คือ ในแต่ละสัปดาห์ พนักงานจะย้ายไปตามหน่วยงาน sheet ข้างล่างที่สีๆ คือหน่วยงานคะ จะมีวิธี ย้ายชื่อ ไปแต่ละหน่วยงาน อย่างไรคะ ที่รวดเร็วและไม่สับสน ว่าในสัปดาห์นี้ นาย a ย้าย ไปหน่วยงานไหน แล้วเค้ามาจากหน่วยงานไหน เมื่อไร ขอบคุณล่วงหน้านะคะ

[snasui]

ควรนำข้อมูลจากทุกชีทมาไว้ในชีทเดียวกัน ต่อกันไปด้านล่างเรื่อย ๆ เพื่อให้เป็น Database แล้วทำการเพิ่มคอลัมน์มาสักคอลัมน์เพื่อที่จะบอกว่าข้อมูลนี้เป็นของหน่วยงานไหน

การเปลี่ยนแปลงในแต่ละครั้งให้เพิ่มข้อมูลเข้าไปใหม่ ระบุสถานะตามต้องการว่ามาจากไหน ย้ายไปไหน ไม่ใช่กลับไปแก้ไขที่ข้อมูลเดิม การทำเช่นนี้จะทำให้ทราบว่า บุคคลนั้น ๆ เปลี่ยนไปแล้วกี่ครั้ง ในครั้งนั้น ๆ เปลี่ยนจากไหน ไปไหน ฯลฯ และอย่าลืมเรื่องสำคัญคือวันที่ที่มีการเปลี่ยนแปลง การทำเช่นนี้บุคคลหนึ่ง ๆ จะมีหลายบรรทัด แต่ก็ควรทำหากต้องการทราบว่าประวัติของแต่ละคนเป็นอย่างไร

หากต้องการทำรายงานเป็นรายหน่วยงานค่อยนำข้อมูลจากย่อหน้าที่แล้วมาทำการสรุป โดยเลือกเอาเฉพาะการเปลี่ยนแปลงครั้งล่าสุดมาเท่านั้น เพื่อจะได้ข้อมูลที่ไม่ซ้ำมาทำรายงาน หากมีการ Update เป็นงวด ๆ โดยมีการระบุงวดไว้ด้วยจะยิ่งง่ายในการทำรายงานลักษณะนี้ เพราะสามารถดึงงวดสุดท้ายมาใช้ได้เลย

[มาริษา]

ไม่มีสูตรที่เข้ามาช่วยได้เหรอคะ เศร้าเลย ขอบคุณนะคะ

[snasui]

สูตรที่ต้องการเป็นแบบไหนครับ

ควรทำตัวอย่างข้อมูลที่ต้องการมาด้วย จะได้ทราบว่าต้องการคำตอบเป็นอย่างไร สามารถใส่สี ตีเส้น ลากลูกศรโยงไปโยงมาได้เต็มที่ จะได้เข้าใจตรงกัน

ผมสรุปให้เร็ว ๆ กรณีที่มีการ Update ข้อมูลไว้คนละชีทแล้วจะทำรายงานใด ๆ นั้น ไม่มีวิธีที่ง่ายครับ

[มาริษา]

ประมาณนี้คะ คือ หากแรงงานหนึ่งคน ย้ายมากว่าสามไซท์งาน ในสัปดาห์ จะเพิ่มข้อมูล อย่างไรคะ รบกวนอีกครั้งนะคะ

[snasui]

ย้ายไปกี่ครั้งก็เพิ่มบรรทัดไปเท่านั้นครับ เช่นนายสุง หากมีการย้ายเมื่อใดก็เพิ่มบรรทัดนายสุงไปอีกบรรทัดแล้วระบุว่าวันที่เท่าใด ย้ายจากไหนไปไหน เช่นนี้ครับ

[มาริษา]

ขอบคุณคะ หายกังวลเลยคะ แต่หากเรากำหนดหน่วยงานเป็นแต่ละสี เราจะได้ค้นหาสะดวกหรือป่าวคะ ตอนค้นหา หน่วยงานเป็นสีๆ ทำอย่างไรคะ หรือท่านอ.มีแนวทางอื่นแนะนำหรือป่าวคะ

[snasui]

Excel 2007 สามารถ Filter by colour ได้ครับ หลังจากเข้าเมนู Data > Filter แล้ว ที่เซลล์ใด ๆ ที่เป็น Dropdown จากการทำ Filter เราสามารถเลือก Filter by colour ได้ครับ

[มาริษา]

หมายถึง เราพิมพ์ แต่ละช่องเราต้องกำหนดสีเอง ทุกครั้งใช่มั้ยคะ ให้ขึ้นอัตโนมัติได้หรือป่าวคะ หากทำ ในเอกเซล 2003 คะ เพราะเครื่องที่ใช้งานประจำเป็น 2003 รบกวนหลายรอบหน่อยนะคะ ขอบคุณคะ

[snasui]

หมายถึง เราพิมพ์ แต่ละช่องเราต้องกำหนดสีเอง ทุกครั้งใช่มั้ยคะ

ถูกต้องครับ การจะให้ขึ้นอัตโนมัติคงต้องพึ่ง VBA เข้ามาช่วยครับเนื่องจาก 2003 สามารถกำหนดสีตามเงื่อนไขด้วยความสามารถของ Conditional Formatting ได้แค่ 3 สีเท่านั้น