Snasui Excel Forum

อาจารย์ครับ ที่หน่วยงานต้องรวมรายงานจากโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล (สถานีอนามัยเดิม)ทุกเดือน มีรายละเอียดดังนี้ครับ
-ไฟล์นี้มี 8 ชี้ต ชี้ตที่ 1(พัฒน์)ถึงชี้ตที่8 (0110) ต้องรวมส่งจังหวัดทุกเดือน
=>รายงานของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล (024ตำบล.xls)มีฟิลด์กิจกรรม หน่วย และเดือนตามปีงบประมาณ แสดงผลงานรายเดือน
=>รายงานของอำเภอ (024อำเภอ.xls) มีฟิลด์กิจกรรม หน่วย และโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล (201,202,...205)
-แต่ละเดือนให้รวมผลงานจากโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล 5 แห่ง แสดงผลงานของโรงพยาบาลฯ แต่ละแห่งของเดือนนั้นๆ
-การส่งรายงานของโรงพยาบาลฯแต่ละเดือน มีผลงานของเดือนที่ผ่านมาด้วย (เช่น รายงานเดือน ก.ค.54 มีผลงานเดือน ต.ค.-ธ.ค.53,ม.ค.-มิ.ย.54มาด้วย)
ขอความช่วยเหลือ
ขอทราบวิธีรวมรายงานนี้จากรายงานของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล 5 แห่ง โดยไม่ต้องเขียนสูตรใหม่ทุกเดือนครับ ขอบคุณครับ

อ่านแล้วยังไม่เคลียร์ครับ

tahc wrote:จากรายงานของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล 5 แห่ง

จากข้อความที่ผมยกมาไม่ทราบหน้าตาเป็นอย่างไรครับ

ช่วยทำเป็นตัวอย่างให้เห็นสักสี่ห้าตัวอย่างครับว่า ข้อมูลต้นแหล่งเป็นอย่างไร เมื่อรวมแล้วจะได้ข้อมูลที่ถูกต้องเป็นอย่างไร เพื่อจะได้เห็นภาพชัดเจนขึ้นครับ

024ตำบล.xls คือ แบบรายงานของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล
มีโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบลในเขตรับผิดชอบ 5 แห่ง คือ 201,202,203,204,205 (ใช้รหัสเรียกขาน)
แต่ละโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบลใช้แบบรายงานเดียวกัน
แต่ละโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบลส่งรายงานให้อำเภอเดือนละ 1ครั้ง
อำเภอรวมผลงานจาก024ตำบล.xls ของโรงพยาบาล201,202,203,204,205 ให้เป็นผลงานรวมของอำเภอตามแบบฟอร์มของ 024อำเภอ.xls ส่งจังหวัดครับ
ไม่ทราบว่าอาจารย์จะงงมากกว่าเดิมหรือเปล่าครับ

ลองตามนี้ครับ

1. เปิดไฟล์ 024ตำบล.xls และ 024อำเภอ.xls ขึ้นมาพร้อมกัน
2. คลิกเลือกไฟล์ 024อำเภอ.xls > คลิกชีท พัฒน์ > คลิกเซลล์ D4
3. คีย์เครื่องหมาย = จากนั้นคลิกเลือกไฟล์ 024ตำบล.xls > คลิกเลือกชีทพัฒน์ > คลิกเลือกเซลล์ C4 > กดแป้น F4 ซ้ำ 2 ครั้งจนเห็นเป็นสูตร =[024ตำบล.xls]พัฒน์!$C4 > Enter
4. Copy สูตรตามข้อ 3 ไปวางที่ D5:D8
5. ทำเช่นนี้กับชีทอื่น ๆ
6. ทำซ้ำข้อ 1-5 กับไฟล์อื่น ๆ จนครบ (201-205)

ขอบคุณมากครับอาจารย์ ผมขอเวลาไปลองลงมือดูก่อนนะครับ ผลเป็นประการ ติดขัดอย่างไร พรุ่งนี้ขออนุญาตรบกวนอาจารย์อีกครั้งนะครับ

อาจารย์ครับ ผมได้ลองดูแล้วปรากฎว่า ถ้า
1. เปิดไฟล์ 024ตำบล.xls และ 024อำเภอ.xls ขึ้นมาพร้อมกัน
2. คลิกเลือกไฟล์ 024อำเภอ.xls > คลิกชีท พัฒน์ > คลิกเซลล์ D4 และ
3. คีย์เครื่องหมาย = จากนั้นคลิกเลือกไฟล์ 024ตำบล.xls > คลิกเลือกชีทพัฒน์ > คลิกเลือกเซลล์ C4 > กดแป้น F4 ซ้ำ 2 ครั้งจนเห็นเป็นสูตร =[024ตำบล.xls]พัฒน์!$C4 > Enter
เมื่อความจริงปรากฎว่า
เซลล์ D4 (ไฟล์ 024อำเภอ.xls ชีท พัฒน์) เป็นเซลล์สำหรับลงผลงานในเดือนนั้นๆ ของตำบล 201
เซลล์ C4 (ไฟล์ 024ตำบล.xls ชีทพัฒน์ ) เป็นเซลล์สำหรับรวมผลงานของตำบลใดๆ
ผลที่เกิดขึ้นก็คือ หากเรารวมรายงานเดือนก.ค. เราจะได้ ผลรวมตั้งแต่เดือน ต.ค.53 ถึง ก.ค.54ซึ่งเราไม่ต้องการ เราต้องการเฉพาะเดือน ก.ค. หากเราเปลี่ยนจาก เซลล์ C4 ในข้อ 3) เป็น M4 (ซึ่งเป็นผลงานเดือน ก.ค.) เราจะได้ผลงานเดือน ก.ค.54 แต่ต้องคีย์สูตรทุกเดือน ทุกตำบล ทุกชีท มีวิธีอื่นที่ไม่ต้องเปลี่ยนสูตรทุกเดือนไหมครับ ขอบคุณมากครับ

อ่านแล้วยังไม่เข้าใจครับ ลองทำตัวอย่างข้อมูล พร้อมตัวอย่างคำตอบที่ต้องการมาสักสี่ห้าบรรทัด เพื่อจะได้เข้าใจสิ่งที่ต้องการชัดเจนขึ้นครับ

โทษทีครับอาจารย์ ผมมัวไปทำตัวอย่างมาครับ ในโฟลเดอร์ "oct2dec" มี 8 ไฟล์ครับ ประกอบด้วย
-"024ตำบล201" เป็นรายงาน 024 ของตำบล 201
-"024ตำบล202"เป็นรายงาน 024 ของตำบล 202
-"024ตำบล203"เป็นรายงาน 024 ของตำบล 203
-"024ตำบล204"เป็นรายงาน 024 ของตำบล 204
-"024ตำบล205"เป็นรายงาน 024 ของตำบล 205
-024อำเภอต.ค." เป็นรายงาน 024 ของอำเภอเดือน ต.ค.53 รวมจาก024ตำบล201,202,203,204,205(ยกตัวอย่างมาเฉพาะชีท "504")
-024อำเภอพ.ย." เป็นรายงาน 024 ของอำเภอเดือน พ.ย.53รวมจาก024ตำบล201,202,203,204,205(ยกตัวอย่างมาเฉพาะชีท "504")
-024อำเภอธ.ค." เป็นรายงาน 024 ของอำเภอเดือน ธ.ค.53รวมจาก024ตำบล201,202,203,204,205(ยกตัวอย่างมาเฉพาะชีท "504")
ซึ่งเป็นการเปลี่ยนสูตรทุกเดือน เมื่อเทียบกับไฟล์ละ 7 ชีท กับอำเภอเมืองซึ่งมีโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบล 24 แห่ง เป็นงานที่ค่อนข้างหนัก รบกวนอาจารย์ช่วยหาช่องทางที่ไม่ต้องเปลี่ยนสูตรทุกเดือนครับ ขอบคุณครับ

ผมทำตัวอย่างไฟล์ 024อำเภอมาให้ตามไฟล์แนบครับ

ที่เซลล์ J1 สามารถเลือกเดือนได้ ตัวอย่างสูตรที่เซลล์ E3 คือ

=INDEX('[024ตำบล201.xls]504'!$E$3:$P$23,MATCH($B3,'[024ตำบล201.xls]504'!$B$3:$B$23,0),MATCH($J$1,'[024ตำบล201.xls]504'!$E$2:$P$2,0))

Enter > Copy ลงด้านล่าง

ในการเขียนสูตรให้เปิดไฟล์ 024ตำบล201 ไว้ด้วยครับ คอลัมน์ F:I ก็ทำเช่นเดียวกันเพียงแต่เปลี่ยนไฟล์ครับ

"ทุกอย่างมีทางออกเสมอ" ประโยคนี้เป็นจริง เพียงแต่เรายังไม่พบช่องทาง ขอบคุณอาจารย์ที่ชี้แนะช่องทาง นับเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานอย่างเอนกอนันต์ ไม่ทราบว่าจะขอบคุณอาจารย์อย่างไร ผมขออนุญาตแสตมป์คำว่า "ขอบคุณ www.snasui.com ที่ช่วยเขียนสูตรรวมรายงานฉบับนี้"
"ททํ มิตฺตานิ คนฺถต : ผู้ให้ ย่อมผูกไมตรีไว้ได้ " ขอขอบคุณอีกครั้งครับอาจารย์

อาจารย์ครับ ผมเพิ่มชีทอีก 7 ชีท และต้องการให้แสดงผลเหมือนที่อาจารย์ทำให้ในชีท "504" ผมได้พยายามจนสุดความสามารถ(เท่าที่ผมมีอยู่แล้ว) ก็ไม่ประสบผลสำเร็จ รบกวนอาจารย์อีกครั้งครับ ขอบคุณครับ

ลองดูตัวอย่างตามไฟล์แนบครับ ผมทำสูตรมาให้ที่ชีทพัฒน์ และควบคุมโรค กรณีเซลล์ใดมีค่า #N/A แสดงว่าข้อความในคอลัมน์กิจกรรมไม่เหมือนกัน ต้องเปลียนให้เหมือนกันเพื่อไม่ให้เกิด #N/A ครับ

ชีทที่เหลือผมลองทำตามอาจารย์ เสร็จเรียบร้อยทุกชีท ขอบคุณมากครับอาจารย์ หากมีการต่อยอดแล้วติดขัด ผมขออนุญาตรบกวนอาจารย์อีกนะครับ...

ขออนุญาตเรียนถามอาจารย์ ต่อเนื่องจากงานเดิมครับ
ในแบบรายงาน "024ตำบล20X" แต่ละชีทจะมีคอลัมน์ให้ลงข้อมูล 12เดือน(12คอลัมน์ )ตั้งแต่เดือน ต.ค.-ก.ย.(ของปีถัดไป)
เวลาตำบลส่งรายงานเดือน พ.ย.53 ก็จะมีผลงานเดือน ต.ค.53มาด้วย และถ้าส่งรายงานเดือน ส.ค.54ก็จะมีผลงานเดือน ต.ค.53 -ก.ค.54มาด้วย
จากอดีตที่ผ่านมา พบว่า มีบางตำบลที่มีการแก้ไขตัวเลขเดือนที่ผ่านมา ทำให้ผลงานเปลี่ยนแปลงบ่อยๆ เป็นปัญหาทั้งในระดับอำเภอและจังหวัด
อาจารย์มีวิธีแก้ไขปัญหานี้อย่างไรครับ ?...
วิธีที่ผมเคยคิดนะครับ ขอความเห็นอาจารย์ด้วยครับ...
1.ไฟล์ของตำบลให้มีคอลัมน์ลงข้อมูล 1 เดือน คือผลงานเดือนที่ส่ง ข้อเสียคือ อำเภอต้องเก็บไฟล์ของตำบลๆ ละ 1 ไฟล์ต่อเดือน (12ไฟล์ต่อตำบล ถ้าเป็นอำเภอเมืองมี 24 แห่ง อำเภอเมืองต้องเก็บไฟล์ตำบลทั้งสิ้น 288 ไฟล์ ซึ่งใช้เนื่อที่มากและคงวุ่นวายสับสนพอสมควร
2.หาวิธีกำหนดให้ไฟล์ 024อำเภอ นำเข้าเฉพาะข้อมูลในเดือนที่กำหนด เช่น รายงานอำเภอเดือน ส.ค.(ชีทพัฒน์)ให้นำเข้าเฉพาะข้อมูลในคอลัมน์ที่ตรงกับเดือน ส.ค.ในแร้งค์ D2:O2 (แต่ผมไม่ทราบวิธีเขียนสูตรครับ)
หากอาจารย์เห็นว่าวิธีที่ 2 พอแก้ปัญหานี้ได้ ขอความกรุณาอาจารย์ช่วยแนะนำด้วยครับ หรือหากอาจารย์มีวิธีอื่นก็ยินดีครับ
ขอบคุณมากครับอาจจารย์

tahc wrote: ขออนุญาตเรียนถามอาจารย์ ต่อเนื่องจากงานเดิมครับ
ในแบบรายงาน "024ตำบล20X" แต่ละชีทจะมีคอลัมน์ให้ลงข้อมูล 12เดือน(12คอลัมน์ )ตั้งแต่เดือน ต.ค.-ก.ย.(ของปีถัดไป)
เวลาตำบลส่งรายงานเดือน พ.ย.53 ก็จะมีผลงานเดือน ต.ค.53มาด้วย และถ้าส่งรายงานเดือน ส.ค.54ก็จะมีผลงานเดือน ต.ค.53 -ก.ค.54มาด้วย
จากอดีตที่ผ่านมา พบว่า มีบางตำบลที่มีการแก้ไขตัวเลขเดือนที่ผ่านมา ทำให้ผลงานเปลี่ยนแปลงบ่อยๆ เป็นปัญหาทั้งในระดับอำเภอและจังหวัด
อาจารย์มีวิธีแก้ไขปัญหานี้อย่างไรครับ ?...

กรณีต้องไปคุยกับต้นแหล่งเรื่องการแก้ไขตัวเลขย้อนหลัง เนื่องจากหลักฐานที่ส่งมายังอยู่ในมือเรา สามารถยันกันได้ว่าแก้หรือไม่แก้ครับ

tahc wrote:2.หาวิธีกำหนดให้ไฟล์ 024อำเภอ นำเข้าเฉพาะข้อมูลในเดือนที่กำหนด เช่น รายงานอำเภอเดือน ส.ค.(ชีทพัฒน์)ให้นำเข้าเฉพาะข้อมูลในคอลัมน์ที่ตรงกับเดือน ส.ค.ในแร้งค์ D2:O2 (แต่ผมไม่ทราบวิธีเขียนสูตรครับ)
หากอาจารย์เห็นว่าวิธีที่ 2 พอแก้ปัญหานี้ได้ ขอความกรุณาอาจารย์ช่วยแนะนำด้วยครับ หรือหากอาจารย์มีวิธีอื่นก็ยินดีครับ
ขอบคุณมากครับอาจจารย์

ในไฟล์เดิมเราสามารถเลือกเดือนที่จะนำเข้าได้อยู่แล้วนี่ครับ เพราะเราทำเดือนให้สามารถคลิกเลือกได้ว่าจะนำข้อมูลเดือนใดมาใช้ ไม่ต้องเปลี่ยนสูตรใหม่แต่อย่างใด กรณีที่ต้นแหล่งแก้ไขข้อมูลเดือนก่อนก็จะทำให้แสดงข้อมูลตามต้นแหล่งครับ กรณี Link มาจากไฟล์เดิม ไม่มีสูตรใดสามารถดักค่าจากเซลล์เดียวกันได้ว่าค่านี้ไม่เท่ากับที่เคยคีย์มาก่อนหน้านี้

อาจารย์ครับ ขอคำแนะนำการเขียนสูตรตรวจสอบว่า มีการแก้ไขข้อมูลเดือนที่ผ่านมาหรือไม่ ขอบคุณครับ

หากเป็นการเช็คจากไฟล์เดิม เซลล์เดิม คำตอบคือด้านล่างครับ

snasui wrote: ไม่มีสูตรใดสามารถดักค่าจากเซลล์เดียวกันได้ว่าค่านี้ไม่เท่ากับที่เคยคีย์มาก่อนหน้านี้

เป็นการตรวจสอบไฟล์ "024ตำบล20X" ที่ส่งเดือน ก.ค.54 (ซึ่งมีผลงานเดือน ต.ค.53-ก.ค.54) กับ
"024ตำบล20X" ที่ส่งเดือน ส.ค.54 (ซึ่งมีผลงานเดือน ต.ค.53-ส.ค.54)
ว่าผลงานเดือนต.ค.53-ก.ค.54 ใน "024ตำบล20X" ...ที่ส่งเดือน ก.ค.54 เท่ากับ ผลงานเดือนต.ค.53-ก.ค.54 ใน "024ตำบล20X" ที่ส่งเดือน ส.ค.54 หรือไม่ ?
-ถ้าเท่ากันทุกชีท => บันทึกไฟล์ใหม่ทับไฟล์เดิม
-ถ้าไม่เท่ากัน => แจ้ง "มีการแก้ไขข้อมูล" (ส่งตำบลตรวจสอบปรับแก้)
ถ้าเราจะทำแบบนี้พอได้ไหมครับอาจารย์ ขอคำแนะนำด้วยครับ ขอบคุณมากครับ

ทำได้ครับ แต่สำหรับผู้ใช้งานทั่วไปแล้วถือว่ายากมาก เพราะต้องพึ่ง VBA ในการจัดการ

ไฟล์ที่ส่งคนละงวดให้เก็บคนละที่ เพราะชื่อเดียวกันย่อมไม่สามารถเก็บไว้ใน Folder เดียวกันได้ จากนั้นใช้ Code ในการตรวจสอบ โดยการ "วน Loop" ตรวจสอบกันเซลล์ต่อเซลล์